Zamówienie z wolnej ręki krok po kroku – Przewodnik i porady

Planując zamówienie publiczne, warto poznać wszystkie dostępne tryby, w tym szczególną formę, jaką jest zamówienie z wolnej ręki. Ten przewodnik pomoże Ci zrozumieć specyfikę tego trybu oraz wskaże, kiedy i jak można go skutecznie zastosować.

Czym jest zamówienie z wolnej ręki?

Zamówienie z wolnej ręki to specyficzny tryb udzielania zamówień publicznych, w którym zamawiający prowadzi negocjacje tylko z jednym, wybranym wykonawcą. Jest to procedura bezprzetargowa, regulowana przez art. 66 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych (Pzp), która znacząco upraszcza proces zlecania usług lub dostaw.

Charakterystyczne cechy tego trybu:

• brak konkurencji między wykonawcami
• brak etapu składania ofert
• brak specyfikacji istotnych warunków zamówienia
• brak wymogu wniesienia wadium
• możliwość żądania zabezpieczenia należytego wykonania umowy

Definicja i zastosowanie

W rozumieniu ustawy Pzp, zamówienie z wolnej ręki to tryb, w którym zamawiający udziela zamówienia po negocjacjach przeprowadzonych tylko z jednym wykonawcą. Znajduje zastosowanie w sytuacjach, gdy:

• wymagane jest natychmiastowe wykonanie zamówienia
• usługi może świadczyć tylko jeden wykonawca
• potrzebne są dostawy uzupełniające od dotychczasowego dostawcy
• pojawiają się nieprzewidziane zamówienia dodatkowe

Podstawy prawne i regulacje

Podstawowym aktem prawnym regulującym zamówienia z wolnej ręki jest Ustawa Prawo zamówień publicznych, ze szczególnym uwzględnieniem art. 67. Nadzór nad prawidłowością stosowania tego trybu sprawują:

• Prezes Urzędu Zamówień Publicznych – kontrola zasadności wyboru trybu
• Krajowa Izba Odwoławcza – rozstrzyganie sporów

Kiedy można stosować zamówienie z wolnej ręki?

Zamówienie z wolnej ręki to wyjątkowy tryb, stosowany wyłącznie w ściśle określonych okolicznościach. Wymaga precyzyjnego uzasadnienia i udokumentowania spełnienia przesłanek ustawowych.

Przesłanki i uzasadnienie

Główne przesłanki umożliwiające zastosowanie tego trybu:

• dostawy, usługi lub roboty budowlane możliwe do wykonania tylko przez jednego wykonawcę
• przyczyny techniczne lub artystyczne ograniczające wybór wykonawcy
• ochrona praw wyłącznych
• pilna potrzeba udzielenia zamówienia
• niemożność dotrzymania standardowych terminów przetargowych

Przykłady sytuacji nadzwyczajnych

Zgoda na prowadzenie działalności gospodarczej w lokalu mieszkalnym – co musisz wiedzieć

Umowa użyczenia lokalu na działalność gospodarczą wzór – pobierz darmowy szablon

Umowa użyczenia samochodu do działalności gospodarczej – co musisz wiedzieć

Typowe sytuacje uzasadniające zastosowanie trybu z wolnej ręki:

• klęski żywiołowe (powodzie, pożary)
• awarie techniczne infrastruktury krytycznej
• powtórzenie podobnych usług lub robót budowlanych
• dodatkowe dostawy od dotychczasowego dostawcy
• konieczność natychmiastowego zabezpieczenia mienia lub zdrowia publicznego

Proces zamówienia z wolnej ręki krok po kroku

Procedura zamówienia z wolnej ręki opiera się na bezpośrednim negocjowaniu warunków umowy z wybranym wykonawcą. Proces charakteryzuje się uproszczeniem formalności, co stanowi jego główną zaletę w sytuacjach wymagających szybkiego działania.

Analiza przesłanek i decyzja

Procedura zamówienia z wolnej ręki rozpoczyna się od szczegółowej analizy przesłanek ustawowych. Zamawiający musi przeprowadzić dokładne badanie okoliczności, które mogą uzasadniać zastosowanie tego trybu. Proces analizy powinien obejmować:

• weryfikację konkretnych przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych
• zgromadzenie dokumentów potwierdzających spełnienie przesłanek
• przygotowanie szczegółowego uzasadnienia prawnego i faktycznego
• konsultacje z zespołem specjalistów

Po zakończeniu analizy, kierownik zamawiającego zatwierdza decyzję o zastosowaniu trybu z wolnej ręki. W dokumentacji należy uwzględnić dane osobowe wszystkich specjalistów zaangażowanych w proces decyzyjny, co zwiększa transparentność postępowania i stanowi zabezpieczenie w przypadku kontroli.

Negocjacje z wykonawcą

Negocjacje to kluczowy element procedury, podczas którego strony ustalają warunki przyszłej umowy. Wyjątkowość tego trybu polega na możliwości prowadzenia rozmów w formie ustnej, co znacząco przyspiesza proces w nagłych sytuacjach.

Podczas negocjacji strony uzgadniają:

• cenę zamówienia
• terminy realizacji
• warunki gwarancji
• szczegółowy sposób wykonania zamówienia
• dodatkowe zobowiązania stron

Dokumentacja i formalności

Prawidłowe przygotowanie dokumentacji stanowi fundament legalności postępowania. Kluczowe elementy dokumentacji obejmują:

• protokół postępowania ze szczegółowym uzasadnieniem wyboru trybu
• dowody potwierdzające spełnienie przesłanek ustawowych
• informacje o osobach odpowiedzialnych za przygotowanie uzasadnienia
• protokół z negocjacji
• korespondencję z wykonawcą

Zamawiający musi również dopełnić formalności publikacyjnych, w tym zamieścić ogłoszenie o zamiarze zawarcia umowy oraz – po jej podpisaniu – ogłoszenie o udzieleniu zamówienia. Publikacja następuje w Biuletynie Zamówień Publicznych lub Dzienniku Urzędowym UE, zależnie od wartości zamówienia.

Korzyści i ryzyka związane z zamówieniem z wolnej ręki

Zgoda na prowadzenie działalności gospodarczej w lokalu mieszkalnym – co musisz wiedzieć

Umowa użyczenia lokalu na działalność gospodarczą wzór – pobierz darmowy szablon

Umowa użyczenia samochodu do działalności gospodarczej – co musisz wiedzieć

Zamówienie z wolnej ręki, choć stanowi wyjątek od zasady konkurencyjności, może przynieść znaczące korzyści w określonych sytuacjach. Jednocześnie niesie ze sobą istotne ryzyka prawne, które wymagają szczególnej uwagi zamawiającego. Kluczowe jest skrupulatne przestrzeganie wymogów ustawowych i dokładne dokumentowanie procesu, gdyż naruszenie przepisów może skutkować unieważnieniem umowy zgodnie z art. 146 ustawy Pzp.

Zalety stosowania trybu

Główne korzyści wynikające z zastosowania zamówienia z wolnej ręki:

• znaczące przyspieszenie procesu udzielenia zamówienia (możliwość zawarcia umowy w ciągu kilku dni)
• uproszczenie formalności administracyjnych
• brak konieczności sporządzania specyfikacji istotnych warunków zamówienia
• elastyczność w dostosowaniu warunków umowy
• efektywność w przypadku zamówień wysoce specjalistycznych

Potencjalne ryzyka i jak ich unikać